Bestuur, onafhankelijkheid en toezicht

Het bestuur bestaat momenteel uit twee leden, doordat een bestuurslid is overleden. Wij zoeken actief naar een nieuw bestuurslid. Het vinden van een geschikte, onafhankelijke bestuurder die zich voor langere tijd aan de stichting wil verbinden, blijkt niet eenvoudig. Wij streven ernaar uiterlijk eind 2026 een nieuw bestuurslid te mogen verwelkomen. De aanvulling van het bestuur heeft vertraging opgelopen doordat de stichting ongeveer een jaar geleden slechts in beperkte mate projecten ondersteunde. In 2026 zijn deze activiteiten opnieuw opgepakt. Daarmee heeft ook de versterking van het bestuur hernieuwde prioriteit gekregen. Onze beoogde bestuurssamenstelling bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zolang de vacature openstaat, verdelen de twee zittende bestuursleden de bijbehorende taken. Daarbij blijven gezamenlijke besluitvorming en onderlinge controle het uitgangspunt.

Bestuur

Een taakverdeling neemt de gezamenlijke verantwoordelijkheid niet weg. Belangrijke besluiten, begrotingen en verantwoordingen worden door het bestuur gezamenlijk beoordeeld en vastgesteld.

Voorzitter

Leidt bestuursvergaderingen, bewaakt beleid en voortgang en onderhoudt contacten met partners en subsidieverstrekkers.

Secretaris

Verzorgt notulen, correspondentie en dossiers en bereidt subsidieaanvragen en inhoudelijke verantwoording voor.

Penningmeester

Voert of organiseert de financiële administratie, verwerkt facturen, bereidt betalingen voor en stelt begrotingen en financiële rapportages op.

Financiële administratie en controle

Het voeren van de administratie kan onderdeel zijn van de bestuurstaak van de penningmeester.

De penningmeester kan daarom zelf de boekhouding verzorgen. Om zorgvuldige controle te borgen, hanteren wij de volgende uitgangspunten:

  • Een ander bestuurslid controleert de facturen en geeft akkoord op betalingen.
  • Eigen declaraties worden altijd door een ander bestuurslid beoordeeld en goedgekeurd.
  • Uitgaven moeten passen binnen de vastgestelde begroting en de toepasselijke subsidievoorwaarden.
  • Het bestuur bespreekt periodiek de inkomsten, uitgaven en beschikbare middelen.
  • Facturen, betaalbewijzen en besluiten worden bewaard voor controle en verantwoording.

Onafhankelijkheid & integriteit

Bestuur stellen het belang en de maatschappelijke doelstelling van de stichting voorop. Zij gebruiken hun functie niet om zichzelf, hun naasten of eigen bedrijven te bevorden.

Mogelijke persoonlijke of zakelijke belangen worden vooraf gemeld. Bij een tegenstrijdig belang neemt de betrokken bestuurder niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming over dat onderwerp. De overige bestuurders handelen volgens de statuten en toepasselijke regels. Het belang, de afweging en het genomen besluit worden schriftelijk vastgelegd.

Verhouding tussen bestuur, uitvoering en toezicht

Bestuurswerk kan ook praktische werkzaamheden omvatten, zoals administratie, verslaglegging, het voorbereiden van aanvragen en contacten met partners. Deze werkzaamheden worden binnen het bestuur verdeeld en gecontroleerd. Inhoudelijke projectuitvoering, zoals projectcoördinatie, het organiseren van activiteiten of het verzorgen van workshops, wordt afzonderlijk beoordeeld. Per project maken wij duidelijk wie uitvoert, wie besluiten neemt en wie de uitvoering en besteding van middelen controleert. Niemand beoordeelt zelfstandig het eigen uitvoerende werk of keurt een eigen vergoeding goed. Voor projecten waarvoor een subsidieverstrekker gescheiden uitvoering en toezicht verlangt, richten wij de taakverdeling daarop in.

'Pas toe of leg uit'

Wij sluiten aan bij het principe ‘pas toe of leg uit’: wij volgen de toepasselijke richtlijnen of lichten toe waarom sprake is van een afwijking en hoe wij zorgvuldig, onafhankelijk en integer handelen.

De tijdelijke bezetting van het bestuur met twee leden wordt daarom expliciet toegelicht. Deze toelichting vervangt geen verplichtingen uit onze statuten of subsidievoorwaarden. Ook tijdens deze overgangsperiode blijven gezamenlijke besluitvorming, onderlinge controle en transparante verantwoording onze uitgangspunten.

Met de benoeming van een derde bestuurslid willen wij de continuïteit, de verdeling van taken en het toezicht verder versterken.